Inspektor Ochrony Danych - kiedy musi być, kim powinien być a kim bywa - czyli 7 pytań o IOD`a

Dlaczego po ponad 18 miesiącach od rozpoczęcia obowiązywania RODO i kilkunastu własnych artykułach/postach, a po tysiącu artykułach innych autorów piszę ten post o Inspektorach Danych Osobowych (dalej IOD lub IOD`a)?

Bo z IOD`ami cały czas są problemy. A może im zaradzić tylko edukacja.

No dobra jedziemy z tematem. Takie podstawy podstaw.

1. Kto musi wyznaczyć IOD`a?

Zgodnie z RODO, administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają IOD`a zawsze gdy:

• przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
• główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę,
• główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Oczywiście administrator podmiot przetwarzający, gdy nie mają takiego obowiązku, to zawsze mogą powołać IOD'a. Zachęcam do tego zwłaszcza średnie i duże podmioty.

2. Czy IOD`em można być w paru podmiotach?

Tak, można. 

Po pierwsze grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego IOD`a, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej i analogicznie  dla kilku organów lub podmiotów publicznych można wyznaczyć, z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości, jednego IOD`a. 

Po drugie nikt z IOD`ami nie podpisuje umowy na wyłączność i bywa, że jedna osoba jest IOD`em w kilku, kilkunastu a rekordziści w kilkudziesięciu podmiotach.

W tym miejscu mam tylko jedno pytanie. Jak można należycie wykonywać swoje obowiązki IOD`a w kilkudziesięciu podmiotach? Notabene położonych czasami w różnych miastach.

Czyżby IOD władał mocą bycia równocześnie w paru miejscach.

3. Czy IOD musi być pracownikiem czy mogę to zlecić na zewnątrz? Jakie powinien mieć kompetencje?

IOD może być pracownikiem lub może wykonywać na podstawie umowy o świadczenie usług. 

IOD powinien być wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań.

IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Niestety bardzo często IOD wykonuje inne zadania i obowiązki, np. informatyka, co powoduje konflikt interesów. 

W sumie tylko łączenie funkcji IOD`a z oficerem compliance rodzi małe ryzyko braku konfliktu interesów.  

4. Jaki powinien być status IOD'a w podmiocie?

IOD powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego. Jednocześnie powinien być w stałym kontakcie z wyższym kierownictwem.

IOD powinien mieć zapewnione wsparcie, w wypełnianiu swoich zadań, przez Administratora lub podmiotu przetwarzającego. W szczególności Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają IOD`owi zasoby niezbędne mu do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy fachowej (IOD powinien cały czas się szkolić).

Administrator lub podmiot przetwarzający są zobowiązani właściwie i niezwłocznie włączać IOD`a we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.
Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą IOD`owi dawać instrukcji dotyczących wykonywania jego zadań. 

Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą odwołać ani karać IOD`a za wypełnianie przez niego swoich zadań. Ale za nie wykonywanie lub nienależyte wykonywanie według mnie już mogą.

IOD powinien znać swoją organizację, jej procesy oraz przepisy branżowe.

IOD musi mieć zmapowane dane w organizacji, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w stosownych rejestrach. 

We współpracy z IOD`em powinna być przygotowana odpowiednia dokumentacja. Obecnie toczy się dyskusja czy dokumentację, w tym polityki powinien pisać IOD czy tylko służyć w tym zakresie radę i to nadzorować. Przeważnie to IOD pisze dokumentację. Sam tak uważałem jeszcze jakiś czas temu. Teraz jednak uważam, że powinien tylko nadzorować sporządzanie dokumentacji i służyć radą w trakcie jej tworzenia.

IOD powinien regularnie szkolić pracowników. 

IOD powinien monitorować, sprawdzać, i wspierać.

IOD powinien być niezależny i mieć odwagę powiedzieć NIE.

IOD powinien pamiętać, że jego praca nigdy się nie kończy. Systemem Bezpieczeństwa Danych Osobowych trzeba zarządzać i non-stop go aktualizować i poprawiać.
 

Niestety pomiędzy tym co powinno być a jest, często jest spora różnica. Wystarczy spytać IOD`a czy ma numery telefonów komórkowych wyższego kierownictwa i jaki ma budżet na szkolenia by zwykle wyszło szydło z worka.

5. Co z kontaktem z  IOD`em?

Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe IOD'a i zawiadamiają o nich PUODO.
Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z IOD`em we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.

6. Jakie są zadania IOD`a?

IOD ma następujące zadania:

• informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów  o ochronie danych i doradzanie im w tym zakresie,
• monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych. Ponadto monitoruje m.in.: podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania, powiązane z tym audyty itp.,
• udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z RODO,
• współpraca z PUODO,
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla PUODO w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

IOD wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyk związanych z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

IOD jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań.

Tyle przepisy Rozporządzenia. Pytanie czy coś więcej mamy w nowej ustawie o ochronie danych osobowych.

Ustawa tylko uszczegóławia tylko zapisy RODO, tj.

• przez organy i podmioty publiczne obowiązane do wyznaczenia IDO rozumie się jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze i NBP,
• podmiot, który wyznaczył IOD`a, zawiadamia PUODO o jego wyznaczeniu w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a oraz inne dane wymagane przez ustawę. Oczywiście o każdej zmienia należy poinformować PUODO, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania,
• podmiot, który wyznaczył IOD`a, udostępnia jego dane (imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a) niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności - bardzo częstą praktyką jest podawania tylko adresu email, co według mnie jest błędną praktyką,
• podmiot, który wyznaczył IOD`a, może wyznaczyć osobę zastępującą inspektora w czasie jego nieobecności o czym zawiadamia PUODO.

7. Kto odpowiada za ewentualne naruszenie? IOD czy Administrator?
 

Zawsze Administrator. Zatrudnienie IOD`a nie zwalnia go z odpowiedzialności. Ale zatrudnienie właściwego IOD`a, zapewnienie mu odpowiedniej pozycji w organizacji itd. pozwala zmniejszyć ryzyko Administratora. 

Niestety Administratorzy traktują często IOD`a jak zło konieczne, oszczędzają na nim ile mogą i go lekceważą. A powinni traktować go jak partnera i bezcenne wsparcie na którym nie opłaca się oszczędzać.