Dlaczego po ponad 18 miesiącach od rozpoczęcia
obowiązywania RODO i kilkunastu własnych artykułach/postach, a po tysiącu
artykułach innych autorów piszę ten post o Inspektorach Danych Osobowych (dalej
IOD lub IOD`a)?
Bo z IOD`ami cały czas są problemy. A może im zaradzić
tylko edukacja.
No dobra jedziemy z tematem. Takie podstawy podstaw.
1. Kto musi wyznaczyć IOD`a?
Zgodnie z RODO, administrator i podmiot przetwarzający
wyznaczają IOD`a zawsze gdy:
- przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów
w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega
na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres
lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób,
których dane dotyczą, na dużą skalę,
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega
na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych
oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Oczywiście administrator podmiot przetwarzający, gdy
nie mają takiego obowiązku, to zawsze mogą powołać IOD'a. Zachęcam do tego
zwłaszcza średnie i duże podmioty.
2. Czy IOD`em można być w paru podmiotach?
Tak, można.
Po pierwsze grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć
jednego IOD`a, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki
organizacyjnej i analogicznie dla kilku organów lub podmiotów publicznych
można wyznaczyć, z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości,
jednego IOD`a.
Po drugie nikt z IOD`ami nie podpisuje umowy na
wyłączność i bywa, że jedna osoba jest IOD`em w kilku, kilkunastu a rekordziści
w kilkudziesięciu podmiotach.
W tym miejscu mam tylko jedno pytanie. Jak można
należycie wykonywać swoje obowiązki IOD`a w kilkudziesięciu podmiotach?
Notabene położonych czasami w różnych miastach.
Czyżby IOD władał mocą bycia równocześnie w paru
miejscach.
3. Czy IOD musi być pracownikiem czy mogę to zlecić na zewnątrz? Jakie
powinien mieć kompetencje?
IOD może być pracownikiem lub może wykonywać na
podstawie umowy o świadczenie usług.
IOD powinien być wyznaczany na podstawie kwalifikacji
zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w
dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań.
IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator
lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie
powodowały konfliktu interesów. Niestety bardzo często IOD wykonuje inne
zadania i obowiązki, np. informatyka, co powoduje konflikt interesów.
W sumie tylko łączenie funkcji IOD`a z oficerem
compliance rodzi małe ryzyko braku konfliktu interesów.
4. Jaki powinien być status IOD'a w podmiocie?
IOD powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora lub
podmiotu przetwarzającego. Jednocześnie powinien być w stałym kontakcie z
wyższym kierownictwem.
IOD powinien mieć zapewnione wsparcie, w wypełnianiu
swoich zadań, przez Administratora lub podmiotu przetwarzającego. W
szczególności Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają IOD`owi
zasoby niezbędne mu do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i
operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy
fachowej (IOD powinien cały czas się szkolić).
Administrator lub podmiot przetwarzający są
zobowiązani właściwie i niezwłocznie włączać IOD`a we wszystkie sprawy
dotyczące ochrony danych osobowych.
Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą IOD`owi dawać instrukcji
dotyczących wykonywania jego zadań.
Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą
odwołać ani karać IOD`a za wypełnianie przez niego swoich zadań. Ale za nie
wykonywanie lub nienależyte wykonywanie według mnie już mogą.
IOD powinien znać swoją organizację, jej procesy oraz
przepisy branżowe.
IOD musi mieć zmapowane dane w organizacji, co powinno
znaleźć odzwierciedlenie w stosownych rejestrach.
We współpracy z IOD`em powinna być przygotowana
odpowiednia dokumentacja. Obecnie toczy się dyskusja czy dokumentację, w tym
polityki powinien pisać IOD czy tylko służyć w tym zakresie radę i to nadzorować.
Przeważnie to IOD pisze dokumentację. Sam tak uważałem jeszcze jakiś czas temu.
Teraz jednak uważam, że powinien tylko nadzorować sporządzanie dokumentacji i
służyć radą w trakcie jej tworzenia.
IOD powinien regularnie szkolić pracowników.
IOD powinien monitorować, sprawdzać, i wspierać.
IOD powinien być niezależny i mieć odwagę powiedzieć
NIE.
IOD powinien pamiętać, że jego praca nigdy się nie
kończy. Systemem Bezpieczeństwa Danych Osobowych trzeba zarządzać i non-stop go
aktualizować i poprawiać.
Niestety pomiędzy tym co powinno być a jest, często
jest spora różnica. Wystarczy spytać IOD`a czy ma numery telefonów komórkowych
wyższego kierownictwa i jaki ma budżet na szkolenia by zwykle wyszło szydło z
worka.
5. Co z kontaktem z IOD`em?
Administrator lub podmiot przetwarzający publikują
dane kontaktowe IOD'a i zawiadamiają o nich PUODO.
Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z IOD`em we wszystkich
sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw
przysługujących im na mocy RODO.
6. Jakie są zadania IOD`a?
IOD ma następujące zadania:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz
pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach
spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o ochronie
danych i doradzanie im w tym zakresie,
- monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych
oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie
ochrony danych osobowych. Ponadto monitoruje m.in.: podział obowiązków,
działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w
operacjach przetwarzania, powiązane z tym audyty itp.,
- udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych
oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z RODO,
- współpraca z PUODO,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla PUODO w kwestiach związanych
z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych
przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
IOD wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem
ryzyk związanych z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres,
kontekst i cele przetwarzania.
IOD jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub
poufności co do wykonywania swoich zadań.
Tyle przepisy Rozporządzenia.
Pytanie czy coś więcej mamy w nowej ustawie o ochronie danych osobowych.
Ustawa tylko uszczegóławia tylko zapisy RODO, tj.
- przez organy i podmioty publiczne obowiązane do wyznaczenia IDO
rozumie się jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze i
NBP,
- podmiot, który wyznaczył IOD`a, zawiadamia PUODO o jego wyznaczeniu w
terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując imię, nazwisko oraz adres
poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a oraz inne dane wymagane
przez ustawę. Oczywiście o każdej zmienia należy poinformować PUODO, w
terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania,
- podmiot, który wyznaczył IOD`a, udostępnia jego dane (imię, nazwisko
oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a) niezwłocznie po
jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi
własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu
prowadzenia działalności - bardzo częstą praktyką jest podawania tylko
adresu email, co według mnie jest błędną praktyką,
- podmiot, który wyznaczył IOD`a, może wyznaczyć osobę zastępującą
inspektora w czasie jego nieobecności o czym zawiadamia PUODO.
7. Kto odpowiada za ewentualne naruszenie? IOD czy
Administrator?
Zawsze Administrator. Zatrudnienie IOD`a nie zwalnia
go z odpowiedzialności. Ale zatrudnienie właściwego IOD`a, zapewnienie mu
odpowiedniej pozycji w organizacji itd. pozwala zmniejszyć ryzyko
Administratora.
Niestety Administratorzy traktują często IOD`a jak zło
konieczne, oszczędzają na nim ile mogą i go lekceważą. A powinni traktować go
jak partnera i bezcenne wsparcie na którym nie opłaca się oszczędzać.